Come gli Enti usano la marca da bollo nei documenti trasmessi via email

Il lockdown a seguito della pandemia Covid ha prodotto un buon risultato: la nascita della cultura dello smartworking e una spinta fortissima alla digitalizzazione delle comunicazioni.

Forzatamente tutti gli uffici pubblici e privati hanno dovuto passare da un confronto personale con l’utenza ad un confronto a distanza e sebbene questo può aver disorientato chi non è a proprio agio con i mezzi digitali, dall’altra ci ha fatto entrare nel futuro della digitalizzazione, facendo fare alla burocrazia statale un passo in avanti di almeno 5 anni. Dispiace solo che il Ministro della Pubblica Amministrazione Renato Brunetta non si renda conto di questo progresso; probabilmente appartiene alla schiera di chi non capisce internet e l’uso del computer.

Ma chi lavora in un ufficio con il pubblico sa perfettamente come si siano snellite le procedure, velocizzata la risposta all’utenza ed eliminato tantissima carta, passando ad una più efficace archiviazione digitale.

In questo passaggio il problema da risolvere ha riguardato la documentazione da presentare agli uffici pubblici in bollo.

Come evitare le truffe ed il posizionamento della stessa marca da bollo su documentazione diversa? Inviando un PDF scannerizzato, come può l’ufficio ricevente controllare che la marca sia stata realmente apposta con il suo adesivo e non solo appoggiata al foglio prima di scannerizzare il documento?

Il problema è stato risolto nel modo più burocratico possibile: fornendo una dichiarazione che la marca da bollo è stata apposta al documento.

La dichiarazione di apposizione della marca da bollo

Il sistema è stato utilizzato da molti Enti locali che non possono utilizzare la marca da bollo elettronica, sia per il tipo di documenti sia per la mancanza di una procedura che lo permettesse.

Il documento da presentare in bollo viene scannerizzato con il bollo annullato (tramite l’apposizione di una data a penna) ed inviato con il solito PDF, ma nella dichiarazione si dichiara anche che si consapevoli delle sanzioni penali previste dall’articolo 76 del DPR n. 445/2000 e dall’articolo 483 del Codice Penale nel caso di dichiarazioni mendaci, falsità negli atti e uso di atti falsi e si dichiara che le marche da bollo sono state realmente apposte al documento.

Altri comuni addirittura chiedono che le marche da bollo non siano inserite nel documento originale, dove viene solo apposto il numero di marca da bollo, che invece viene apposta ad una separata dichiarazione di aver usato le suddette marche da bollo.

In ogni caso, a campione, a scopo di controllo gli uffici possono in qualsiasi momento richiedere che venga presentato l’originale del documento con le marche da bollo dichiarate.

Ovviamente queste sono forzature dovute all’emergenza: nell’ordinamento non è prevista nessuna dichiarazione del genere. Però possiamo apprezzare il fatto di aver cercato la soluzione alla necessità di mandare avanti le pratiche senza ricevere l’utenza di persona nei periodi in cui è stato vietato per le norme anticovid.